Enrollment Documents and Links (PowerSchool)

In accordance with the Student Data Privacy Act and board policy IDAE, student data submitted to or maintained in a statewide longitudinal data system may only be disclosed as follows. Such data may be disclosed to:

The authorized personnel of an educational agency or the state board of regents who require disclosures to perform assigned duties; and

The student and the parent or legal guardian of the student, provided the data pertains solely to the student.

Student data may be disclosed to authorized personnel of any state agency, or to a service provider of a state agency, educational agency, or school performing instruction, assessment, or longitudinal reporting, provided a data-sharing agreement between the educational agency and other state agency or service provider provides the following:

• purpose, scope and duration of the data-sharing agreement;
• recipient of student data use such information solely for the purposes specified in agreement;
• recipient shall comply with data access, use, and security restrictions specifically described in agreement; and
• student data shall be destroyed when no longer necessary for purposes of the data-sharing agreement or upon expiration of the agreement, whichever occurs first.

A service provider engaged to perform a function of instruction may be allowed to retain student transcripts as required by applicable laws and rules and regulations.

Unless an adult student or parent or guardian of a minor student provides written consent to disclose personally identifiable student data, student data may only be disclosed to a governmental entity not specified above or any public or private audit and evaluation or research organization if the data is

aggregate data. “Aggregate data” means data collected or reported at the group, cohort, or institutional level and which contains no personally identifiable student data. The district may disclose:

• Student directory information when necessary and the student’s parent or legal guardian has consented in writing;
• directory information to an enhancement vendor providing photography services, class ring services, yearbook publishing services, memorabilia services, or similar services;
• any information requiring disclosure pursuant to state statutes;
• student data pursuant to any lawful subpoena or court order directing such disclosure; and
• student data to a public or private postsecondary educational institution for purposes of application or admission of a student to such postsecondary educational institution with the student’s written consent.

En cumplimiento con la Ley de Privacidad de Datos del Estudiante y la política del consejo escolar IDEA, los datos del estudiante presentados para o guardados en el sistema de datos estatal pueden ser únicamente divulgados de la siguiente manera. Dichos datos pueden ser divulgados a:

• El personal autorizado o a alguna agencia educativa o a la junta estatal de rectoría que requiera dicha información para llevar a cabo sus deberes asignados; y

• Al estudiante y padre o tutor legal del estudiante, siempre y cuando los datos correspondan únicamente al estudiante.

Los datos del estudiante pueden ser divulgados a personal autorizado o a alguna agencia estatal, o a un

proveedor de servicios de alguna agencia estatal, agencia educativa, o para el reporte longitudinal, instrucción y evaluación del desempeño académico, siempre y cuando algún acuerdo de distribución de

datos entre la agencia educativa y otra agencia estatal o proveedor de servicios proporcione y estipule lo

siguiente:

• Propósito, alcance y duración del acuerdo de distribución de datos;
• Que el adquiriente de los datos del estudiante utilice dichos datos únicamente para los propósitos especificados en el acuerdo.
• Que el adquiriente cumpla con las restricciones de acceso de datos, uso y seguridad que se encuentren específicamente descritas en el acuerdo; y
• Que los datos del estudiante deberán ser destruidos cuando ya no se necesiten para los propósitos del acuerdo de divulgación de datos o cuando el acuerdo termine, cualquier acción que ocurra primero.

Se le puede permitir a un proveedor de servicios que lleve a cabo una función de instrucción conservar las transcripciones del estudiante cuando se requiera de conformidad con las leyes aplicables, reglamentos y regulaciones.

Al menos que un estudiante de edad legal, padre o tutor de un estudiante menor proporcione un consentimiento por escrito para personalmente divulgar los datos del estudiante, dichos datos pueden ser únicamente divulgados con entidades gubernamentales no especificadas anteriormente o a alguna organización pública o privada de auditoría y evaluación si los datos son datos generales. “Datos generales” se refiere a los datos recolectados o reportados al nivel grupal, cohorte, o institucional que contengan datos no personales del estudiante. El distrito puede divulgar:

• La información del directorio del estudiante cuando sea necesario y cuando el padre o tutor legal del estudiante haya acordado esto por escrito;
• Información del directorio a un vendedor que proporcione servicios de fotografía, de anillos de graduación, servicios de publicación de anuarios, servicios de recuerdos u otros servicios similares;
• Cualquier información que requiera divulgación de acuerdo a los estatutos estatales;
• Datos del estudiante de conformidad con alguna citación legal u orden de corte que requiera dicha divulgación; y
• Datos del estudiante a alguna institución educativa de estudios superiores pública o privada para fines de aplicación o admisión del estudiante a dicha institución educativa de estudios superiores con el previo consentimiento escrito del estudiante.